Để việc quản lý thời gian làm việc cũng như tính lương nhân sự được chính xác và đơn giản hơn, Máy Chấm Công đã được đưa vào sử dụng ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức. Đây là một thiết bị điện tử hiện đại, nhỏ gọn, công năng sử dụng cao, có khả năng kết nối vào mạng internet dễ dàng thông qua cáp mạng hoặc WiFi không dây. Chỉ cần thông qua một ứng dụng quản lý với giao diện trực quan là bạn đã có thể hoàn toàn nắm bắt được mọi thông tin liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên, từ đó có những biện pháp quản lý nhân sự hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và phòng tránh những vẫn đề gian lận trong việc chấm công và tính lương cho nhân viên.

Máy chấm công có những lợi ích gì?

Thời trước, khi mà máy chấm công chưa ra đời, người ta thưởng sử dụng dữ liệu ghi chép từ Sổ chấm công để tính lương, thưởng cho nhân viên dựa trên số giờ làm việc. Sau này hiện đại hơn thì có các phần mềm hỗ trợ như Excel hay phần mềm tính lương chuyên dụng.

Tuy nhiên, những giải pháp trên đều có một đặc điểm chung là sự thụ động hay nói cách khác là dữ liệu đầu vào ghi nhận không hoàn toàn chính xác, không thể theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của một nhân viên, số ngày nghỉ, số phút đến trễ, về sớm và các thông tin khác liên quan đến lương thưởng. Điều này khiến cho công tác quản lý nhân sự rất khó khăn, nguồn lực của doanh nghiệp không được sử dụng hiệu quả, đúng mục đích, tạo điều kiện cho những hiện tượng gian lận có cơ hội phát triển.

Và sự ra đời của máy chấm công điện tử đã giải quyết được những vấn đề tồn động được nêu ở trên. So với các biện pháp chấm công truyền thống, máy chấm công thể hiện tính chủ động rất cao, nhân viên sẽ được cấp pháp mỗi người một ID riêng trên cơ sở dữ liệu, khi đến và về sẽ tự chấm công qua máy (có thể là nhận diện khuôn mặt, vân tay, thẻ từ,…). Dựa vào đó, dữ liệu về thời gian làm việc của mỗi người sẽ được máy lưu lại và chuyển về máy chủ quản lý, những thông tin này đều không thể tùy tiện thay đổi.

Nhờ có máy chấm công, hiệu suất công việc đã được cải thiện rất nhiều, tính kỷ luật và trách nhiệm của nhân viên được tăng cường, giảm thiểu sai sót và gian lận trong việc chấm công và tính lương cuối kỳ, các nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng đúng chỗ và hiệu quả hơn.

Máy chấm công hiện nay làm được những gì?

Nếu bạn là người đầu tiên biết hoặc sử dụng máy chấm công thì đây chắc chắn là câu hỏi mà bạn đang thắc mắc. Và câu trả lời dành cho bạn sẽ được giải đáp một cách đầy đủ trong phần này.

1. Chấm công tự động

Mỗi khi nhân viên đi làm và tan ca sẽ chấm công vào máy, dữ liệu sẽ lập tức được ghi lại chính xác và rõ ràng theo thời gian thực. Máy chấm công chỉ là một thiết bị điện tử, không biết thiên vị ai. Vì vậy, số giờ làm việc sẽ được lưu lại chính xác và công bằng nhất.

Hơn nữa, thao tác chấm công cũng rất đơn giản, nhờ đó tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

2. Theo dõi chính xác hoạt động ra vào của từng cá nhân

Chắc chắn là bạn không thể giám sát được mọi hoạt động ra vào của các nhân viên. Tuy nhiên, một số loại máy chấm công kết hợp kiểm soát ra vào lại làm được việc đó thay bạn, nhân viên nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, số giờ tăng ca, đến trễ, về sớm, người ra người vào đều sẽ được máy ghi lại theo thời gian thực. Việc này sẽ loại bỏ được những sai sót trong việc giám sát hoạt động tại công ty.

3. Dữ liệu chấm công minh bạch

Dữ liệu mà máy chấm công ghi lại của mỗi nhân viên luôn trực quan và minh bạch, không thể tùy ý thay đổi, thông tin được bảo mật và quản lý tập trung. So với các kiểu chấm công truyền thông, máy chấm công khiến những tình trạng can thiệp và gian lận giảm đi rất nhiều.

4. Tăng hiệu suất quản lý nhân sự

Máy chấm công khiến công tác quản lý nhân sự được tinh gọn, rút ngắn và linh động hơn. Hơn nữa, dữ liệu công việc cũng được quản lý tập trung và chuẩn xác. Do được quản lý và kiểm soát tốt hơn, các quy chế làm việc khi ban hành ra sẽ được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.

Ngoài ra, phần mềm máy chấm công cũng hỗ trợ bạn xuất Files báo cáo dưới nhiều định dạng (pdf, docs, xls, txt, cvs, xml,…), giúp gửi các bản ghi linh hoạt hơn tùy vào nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, từng vị trí hay cá nhân.

5. Tăng cường tính kỷ luật và trách nhiệm của nhân viên

Bên cạnh các thiết bị khác như Camera giám sát, máy chấm công cũng góp phần làm tăng cường tính tổ chức của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp.

Dù không trực tiếp nhưng máy chấm công đã giúp đội ngũ nhân viên tự giác, trách nhiệm và kỷ luật tốt hơn. Hạn chế tình trạng trây ì, đi trễ, về sớm, trốn giờ, gian lận,… Thời gian dành cho công việc được sử dụng hiệu quả hơn, năng suất lao động cao hơn.

Máy chấm công có mấy loại?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công với hình dạng, mẫu mã, giá thành và kiểu chấm công khác nhau. Sự đa dạng này nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi cơ quan, doanh nghiệp ở nhiều phân khúc khác nhau.

Thông thường, để tiện lợi nhất cho việc lựa chọn, người ta thường phân loại máy chấm công theo Kiểu chấm công. Hiện nay, bạn có thể bắt gặp các loại sau đây:

1. Máy chấm công cơ học (Thẻ giấy)

Đây là loại máy cơ học hoạt động bằng cách in thời gian đến – về của nhân viên trên thẻ giấy và người quản lý sẽ dựa vào đó để tổng hợp số giờ làm việc, sau đó tính lương cho nhân viên.

Loại máy này hiện nay gần như không còn được sử dụng nữa do tốn thời gian và dữ liệu không đảm bảo chính xác.

2. Máy chấm công vân tay

Đây có lẽ là hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay. Cách thức hoạt động của loại máy này là dựa vào đặc điểm Sinh Trắc Học của con người – Mỗi chúng ta chỉ sở hữu một họa tiết vân tay độc nhất, không thể giống với bất cứ ai. Vân tay của mỗi nhân viên sẽ xác định ID duy nhất của mỗi người trong Cơ sở dữ liệu của Phòng nhân sự.

Hình thức chấm công vân tay đã có từ lâu nhưng với công nghệ thời đó, hiện tượng làm giả vân tay vẫn xảy ra, các loại máy ngày xưa vẫn chưa đủ mạnh để phân biệt vân tay thật và mạo danh. Hơn nữa, vân tay bị hạn chế bởi dầu mỡ, bụi bẩn cũng sẽ khiến máy khó nhận diện hơn.

Ngày nay, các loại máy chấm công vân tay không những được tăng cường khả năng nhận diện và còn chống gian lận bằng cách kết hợp giữa Sinh Trắc Học và Mật Khẩu Cá Nhân. Biện pháp này đã giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và cá nhân tốt hơn.

3. Máy chấm công thẻ từ

Nếu đánh giá dựa trên tốc độ chấm công thì hình thức Chấm Công Thẻ Từ được xem là nhanh nhất hiện nay. Máy sẽ nhận diện bằng cách xác thực ID của người chấm công được mã hóa trên thẻ từ thông qua đầu đọc RFID (một số máy cho phép đầu đọc ở khoảng cách lên đến 15m).

Máy chấm công thẻ từ có tính linh hoạt rất cao, sử dụng cho nhiều khu vực như khu công nghiệp, trạm kiểm soát, bãi gửi xe, chung cư,…

4. Máy chấm công cảm ứng

Gần giống với dạng thẻ từ vừa nêu trên nhưng loại máy này sử dụng thẻ cảm ứng không tiếp xúc proximity hoặc mafire để chấm công bằng đầu đọc điện tử chứ không phải nhận diện sóng vô tuyến như thẻ từ.

5. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Loại máy này là một bước đột phá trong công nghệ AI giúp nhận dạng người chấm công thông qua việc so sánh các đặc điểm trên khuôn mặt với hồ sơ trong cơ sở dữ liệu đã được lưu trước đó bằng một chiếc camera gắn trên máy.

Đây là một loại thiết bị có cấu tạo phức tạp hơn các loại kể trên với những thuật toán xử lý mạnh nhất. Cũng chính vì vậy, hình thức chấm công bằng nhận diện khuôn mặt chỉ dành cho phân khúc khách hàng cao cấp và thường chỉ được sử dụng ở các nước phát triển.

Nên lựa chọn loại máy chấm công nào?

Các nhà sản xuất máy chấm công hiện nay rất biết chiều lòng khách hàng ở mọi phân khúc khác nhau. Tùy theo nhu cầu của mình, bạn có thể lựa chọn những loại máy chấm công như thẻ từ, vân tay, thẻ cảm ứng hay nhận dạng khuôn mặt. Mỗi loại máy sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau. Dưới đây, Camera Miền Bắc sẽ gợi ý cho bạn một số cách để lựa chọn cho mình loại máy chấm công phù hợp.

1. Chọn máy chấm công vân tay

Vân tay là một dấu hiệu đặc biệt và duy nhất để xác định ID của một người, các loại máy hiện nay có thể nhận dạng vân tay dễ dàng và chuẩn xác, hạn chế tình trạng chấm công hộ và gian lận giờ giấc.

Tuy nhiên, đối với những môi trường làm việc mà chân tay phải tiếp xúc nhiều với nước, dầu mỡ, bụi bẩn, hóa chất hoặc những nghề như làm đồ gốm (vân tay bị mòn thậm chí mất) thì việc xác định vân tay tương đối khó khăn và mất thì giờ.

Vì vậy, máy chấm công vân tay thích hợp với những môi trường làm việc văn phòng sạch sẽ, không phải lao động chân tay hoặc tiếp xúc nhiều với hóa chất, bụi, nước,…

2. Chọn máy chấm công bằng thẻ

Máy chấm công bằng thẻ (thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng) có ưu điểm là nhanh, tiện, dung lượng lớn, linh hoạt khi kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công. Tuy nhiên vẫn có tình trạng chấm công hộ, mất thêm chi phí làm thẻ, tình trạng nhân viên quên thẻ, mất thẻ.

Dù vậy, chấm công bằng thẻ vẫn có nhiều ưu điểm mà bạn có thể sử dụng, còn những nhược điểm của loại hình này có thể khắc phục được bằng cách gắn thêm camera giám sát để hạn chế các tình trạng gian lận kể trên.

3. Chọn máy chấm công nhận dạng khuôn mặt

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt nhờ công nghệ AI chắc chắn sẽ trở thành tương lai của máy chấm công. Cũng giống như chấm công vân tay, chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt gắn liền với đặc điểm sinh trắc học của riêng từng người (như quét mống mắt). Vì vậy, hình thức chấm công này tránh được tình trạng gian lận, chấm công hộ. Ngoài ra còn có thể phân quyền quản lý cho nhiều cấp.

Tuy nhiên, giá thành của loại máy này khá cao, thời gian để nhận diện tương đối lâu, dung lượng chấm công không cao vì độ phức tạp thuật toán lớn. Đối với các sản phẩm giá rẻ, chất lượng không tốt có thể nhận diện sai hoặc không nhận diện được.

Vì vậy, đối với loại máy này bạn đã quyết định chọn thì chọn cho xứng đáng, không nên ham rẻ mà mua phải những sản phẩm không tốt, kém chất lượng sẽ khiến công tác chấm công của bạn gặp nhiều trục trặc sau này.

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt là hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay. Nếu có điều kiện, bạn nên đầu tư, loại máy này gần như không có hạn chế về môi trường sử dụng.

Giới thiệu một số dòng máy chấm công đáng mua?

Nếu bạn đang có nhu cầu mua và lắp đặt máy chấm công phục vụ cho doanh nghiệp của mình nhưng chưa xác định được sản phẩm nào phù hợp thì dưới đây, Camera Miền Bắc sẽ gợi ý giúp bạn một số loại máy đang được thị trường đánh giá tốt để bạn lựa chọn.

1. Máy chấm công Hikvision DS-K1T320EX

Sản phầm này đến từ nhà sản xuất Hikvision với thiết kế hiện đại, trang bị màn hình LCD 2.4 inches, tích hợp tính năng chấm công thẻ từ + nhận diện khuôn mặt, ống kính camera có độ phân giải 2.0MP.

Ngoài ra, sản phẩm này cũng hỗ trợ thêm nhiều phương thức xác thực khác như mật khẩu, mã pin với tóc độ xác minh nhanh, khả năng lưu dữ liệu lớn lên đên 500 khuôn mặt, 1000 thẻ và 100.000 sự kiện.

Sản phẩm hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu chấm công của công ty hoặc xưởng sản xuất cỡ nhỏ.

2. Máy chấm công Hikvision DS-K1T343EFX

Thiết bị hỗ trợ nhiều phương thức chấm công như vân tay, thẻ, nhận diện khuôn mặt với dung lượng lưu trữ lên đến 1500 khuôn mặt, 3000 vân tay, 3000 thẻ.

Sản phẩm thích hợp với doanh nghiệp cỡ nhỏ đến vừa với màn hình cảm ứng LCD 4.3 inches, ống kính 2.0MP, module dọc thẻ EM tích hợp và chế độ âm thanh 2 chiều.

3. Máy chấm công Hikvision DS-K1T321MX

Kiểu dáng thiết kế tinh gọn, sang trọng là những gì mà bạn có thể nhận ra ở sản phẩm này khi nhìn lần đầu tiên.

Thiết bị được tích hợp nhiều chức năng hiện đại, tiên tiến, hoạt động ổn định và đặc biệt là có thể nhận dạng khuôn mặt ngay cả trong môi trường tối hoặc ánh sáng yếu. 

So với các anh em khác, sản phẩm này tương đối nhỏ gọn hơn nhưng dung lượng lưu trữ cũng không vì thế mà kém với khả năng lưu 500 khuôn mặt, 3000 thẻ, tốc độ xử lý thông tin nhanh, thời gian nhận dạng chưa tới 0.2 giây với độ chính xác lên đến 99%.

Sản phẩm sẽ là trợ lý đắc lực cho những doanh nghiệp có quy mô nhân sự từ nhỏ đến vừa, giảm thiểu thời gian và tăng cường hiệu quả trong công tác chấm công.

4. Máy chấm công Hikvision DS-K1T342DWX

Đây là một thiết bị chấm công thẻ cảm ứng và nhận diện khuôn mặt. Thiết kế thẩm mỹ như một chiếc Smartphone hiện đại với màn hình cảm ứng LCD 4.3 inches, khả năng nhận diện khuôn mặt chính xác đến 99% ngay cả khi đeo khẩu trang (có thể nhận diện ở khoảng cách từ 0.3 đến 1.5m). Dung lượng lưu trữ khá cao lên đến 1500 khuôn mặt, 3000 thẻ và 150.000 sự kiện.

Đặc biệt, sản phẩm có chế độ âm thanh 2 chiều và kết nối WiFi rất tiện dụng, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự cỡ vừa.

5. Máy chấm công Hikvision DS-K1T642EFW

Đây là một sản phẩm chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt khá cao cấp với dung lượng lưu trữ đến 6000 khuôn mặt, 5000 dấu vân tay và 10.000 thẻ, thích hợp với những doanh nghiệp từ vừa đến lớn.

Ngoài ra, thiết bị chấm công này còn được tích hợp khả năng kết nối WiFi, camera độ phân giải 2.0MP chống ngược sáng, thuật toán chống giả mạo khuôn mặt,…

Kết luận

Trên đây là những thông tin về máy chấm công bạn cần biết và một số tư vấn khi chọn mua máy chấm công từ Camera Miền Bắc. Hy vọng rằng những gì chúng tôi cung cấp sẽ có ích cho bạn.

Nếu bạn đang có nhu cầu mua và lắp đặt máy chấm công chính hãng, tận nơi, chế độ bảo hành lâu dài và dịch vụ hậu mãi chu đáo thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chọn mua sản phẩm phù hợp với mức giá ưu đãi nhất. Bạn cũng có thể tham khảo thêm một số sản phẩm khác của chúng tôi ở bên dưới và chọn loại máy mình thích nhé.